子供会役員の会計ってどんな仕事内容でどんなことをすればいいの?

子供会役員の会計の仕事内容

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会長

原則として入会するかどうかは任意なのですが、「地域の子供はみんな入っているから」という周囲の圧力によって入会せざるを得ないことも多い「子供会」。もちろん、子供にしてみれば交友範囲が広がりますし、いろんな友達が出来るので悪いことではありません。

 

しかし保護者にしてみれば、休日に行事の手伝いに駆り出されたり、会費を徴収されたりと、負担になることも多くなります。特に子供会の役員に選ばれた場合は大変です。

 

その役員の中でも会計の場合、保護者から徴収した会費の管理、つまりお金を扱う役職ですから、責任は特別重いです。場合によっては法的な問題に直面することもあり、見方によっては会長よりも大変な役と言えるかもしれません。

 

以下では、子供会役員の「会計」に焦点を当て、その仕事内容についてまとめてみようと思います

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そもそも子供会とは?

まず子供会、そして子供会役員の体制について紹介しておきます。

 

・子供会とはどんな組織?

子供会は、学校と保護者が中心のPTAとは違い、地域社会それもごく狭い範囲での小地域内の子供たちの健全育成を目的に作られています。広義にはボーイスカウト、ガールスカウト、スポーツ少年団も含まれることがありますね。ただいわゆる子供会とは、下は幼児~小学1年生、上は小学6年生~中学3年生までをメンバーとし、バーベキュー大会、ラジオ体操、プール、映画上映会、スポーツ大会、クリスマス会などの行事を、年間を通して行っていく、という活動をしている団体です。

 

それぞれの行事の内容については子供たちが話し合って決めることも多いですが、行事を行う場所のセッティング、予約、当日の見守り、後片付けなどは保護者が中心になって行うことになります

 

・子供会の役員にはどんなものがあるのか?

どの子供会でも通常、会長が1名、副会長1~2名、書記1名、会計1~2名、そして臨機応変に役を担う各委員が数名選ばれます。会長、副会長、書記、会計は子供会の保護者会(「育成会」と呼ばれることも)に必ず出席し、行事の企画、準備、当日の運営において中心的な役割を果たす必要があります。また必要に応じて、自治体の子ども連合会の会議にも出席せねばならず、日ごろからかなり忙しくなります。

 

役員の決め方は子供会ごとに色々とあるようですが、くじ引きやジャンケンで決められることも多いです。四役に選ばれると大変なので、役員決め当日はみなさん必死。他にも、前年度の役員が「次に引き受けてくれそうな人」を見繕って直接お願いするということもよく行われています。

 

任期は1年が通常ですが、経験者を残すという意味で、2年連続でお願いされることもあります。任期を終える際に新しく役員になる人に引継ぎをする必要があり、この作業もなかなか大変です。新年度になって新役員がきちんと業務が出来ていない場合、前年度の役員が手伝いをしたり、失敗をカバーしたりする必要も出てきます

 

子供会役員の会計の仕事とは?

さて、そんな子供会役員のうち、今回は会計に焦点を当てます。会社の仕事で会計担当をしている人、簿記の資格を持っている人などはそんなに苦労しないでしょうが、そうした経験の無い人は戸惑うことも多いかもしれませんね。具体的な仕事内容についてまとめてみました。

 

・最初に前任者からの引継ぎの仕事

くじ引きで決まる、あるいは前年度の会計の方から「お願いします」と頭を下げてお願いされるなど、就任の仕方は色々とあるでしょうが、まず会計に選ばれた場合、前年の会計担当者からの引継ぎの仕事が発生します。特に会計・簿記の知識が無い方は、この引継ぎの際に作業内容をしっかりと把握しておく必要があるでしょう。その場で引継ぎ終わりという形にはせずに、前任者といつでも連絡が取れる状態にしておき、何か問題や困ったことが発生した場合、すぐに相談できるようにしておきます。

 

・会費の回収と口座への振り込み

子供会では月会費や年会費という形で保護者から会費を徴収します。そのお金で子供会の活動で使う諸経費を支払うわけです。そんなに会費は大きな額ではないですが、昨今は給食費の支払いを拒否する保護者も多いですが、ずっと払わないままでいる保護者もたまに見受けられます。必要に応じて催促することも必要になってきます。

 

また子供会では通常、会専用の預金口座が作られています。集められた会費は全てそこに預ける形になるわけです。月数百円単位の会費の場合、小銭も多くなります。預かったはずのお金と通帳に記録されている金額とにズレが起こったりしないよう、回収時のお金の確認・保管は非常に大事になります。本当は会費として合計3万円集めたはずなのに、通帳上の記録は29,900円だった……なんてことにならないように注意しないといけません。

 

・経費の支払い記録、領収書の保管

子供会の活動の中で必要になった物品購入費や施設使用料などは、集めた会費を持って充てることになります。その際、何にどのくらいお金を使ったのか、全て記録していく必要があります。もちろんその場合、購入した本人から領収書も必ず保管しておかないといけません。また役員や保護者が「立て替えておいた」と言って領収書を持ってきたとき、「本当にこの品物を会費で買ってよいのか」と客観的に判断する必要もあります。私的なものの購入に会費を使うと、年度末の会計報告の際に大問題になりますからね。

 

領収書は子供会専用のスクラップノートなどに保管し、お金の管理については現金出納帳が使われるのが通例です。お金の出入記録に抜けがないか、誤りがないか定期的にきちんと確認し、出金記録と残高の計算が一致することを確かめるのも重要な仕事です。

 

・退会者への返金、途中入会への対応

仕事の都合で引っ越す場合など、何らかの理由でそれまで所属していた子供会を退会するという人もいます。そうなると、年会費の場合は入会していた月までのみ会費を受け取る形にし、残りの月の分は返却するという作業を行います。また引っ越してきた人で新たに子供会に入る人が出た場合、1年間のうち何カ月間所属することになるかを計算し、必要な会費を回収する必要もでてきます。

 

月額で会費を回収している場合、所属した日数まで分割して計算するのか、それとも1日でも所属したら月額全て負担することになるのか、その辺は会則・規約で定まっていればその通りにし、定まっていない場合は会長、副会長などと相談し決めていくことになります。

 

・公民館等利用している施設への賃貸料や光熱費の支払い

子供会では活動場所あるいは事務局の設置場所として公民館や文化センターを利用することも多いです。その場合の部屋を借りる場合の賃借料、あるいは必要に応じて光熱費の支払いをしないといけません。また行事によっては大きなグラウンドを借りたり、体育館を借りたりすることもあります。その場合に発生する利用料も会計が窓口になって対応します。

 

・中間報告と年度末の会計報告・決算書の作成

大体年の中ごろに一度会計の中間報告がすることも多いです。会計報告の仕方や決算書の書き方自体は会ごとに慣習で決まっていると思いますので、必要に応じて前任の会計者に相談します。少人数の子供会ならざっくばらんな形になりことも多いですが、ある程度規模の大きい子供会になると、保護者も様々です。自分たちが納めた会費が適切に使われているのか、余計なものに使われていないか、厳しくチェックしようとする人もいます。何を質問されても対応できるように、事前の準備が必要になりますね。

 

会計が決して犯してはいけないミスは、通帳の残高及び手元にある現金残高と、現金出納帳など帳面につけていた金額とが合わないという事態です。計上ミスやお金の紛失、領収書の紛失などが発覚すると、子供会の保護者から厳しく追及されてしまいます。お金の出入りの管理は、1年間気を抜かずにやり続ける必要があるわけです。

 

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子ども会役員の会計の仕事における重要ポイント!

もし子供会の会計を任された場合に気を付けるべきポイントをまとめておきます。

 

・領収書を確実に保管する

もし子供会の予算で買い物をする場合は領収書・レシートをもらい、それを確実に保管しておきます。それがないと、何にお金を使ったかの証明にはならないからです。よくあるのが、「子供会で使うスコップを立て替えで買ってきた。レシートもらうの忘れたけど良いよね」といったことです。サラリーマン経験のある方ならそんなこともないでしょうが、専業主婦の方などはうっかりとそんなことをしてしまいかねません。もしそうなったら、急ぎ購入したお店に連絡して領収書を書いてもらうようにします。そのまま「じゃあ仕方ないね。はいスコップ代」とお金を渡すようなことをすると、お金の管理はいい加減なものになってしまいます。

 

会費で消耗品、備品を買う場合、必ず領収書・レシートを貰ってきてそれを提出してもらうように、年度初めの会議などで皆さんに伝えておくべきでしょうね。

 

・前任者からの引継ぎの際の注意点

役員の引継ぎ時はなかなか大変、と先に申しましたが、会計の引継ぎはとくに細心の注意が必要です。子供会専用の通帳、印鑑、金庫内にある現金残高などを一手に引き継ぐわけですが、まずその時、帳簿内容とお金の残高を自分の目でしっかりと確認します。通帳残高と現金の合計が、帳簿の内容と合っているのか確かめるわけです。というのも、前任者が「帳簿・領収書の合計と実際のお金の残高が合わないけどしょうがない。後のことは次の人の責任だ」などと考え、問題の抱えた帳簿をそのまま丸投げしてくるかもしれないからです。

 

特に、現金出納帳・帳簿の中のあちこちに修正液で直しが入っている場合は要注意です。もし会計でどこかおかしなことがあったら、引継ぎ時にすぐに前任者に問いただしましょう。場合によっては会長、副会長など他の役員にも相談します。さもないと、「誰がこんなおかしなお金の管理をしたんだ」と、のちのち自分も含めて疑念の目を向けられることになりかねません。もし子供会のお金を勝手に使い込んだりすると、それは業務上横領という立派な犯罪になります。そんなことに巻き込まれないためにも、引継ぎ時は注意しましょう。

 

・現金の管理

会計専用の通帳はありますが、会費の集金は現金で行われることが多いです。年会費の場合は額が大きくなるので振り込みにする場合もあるようですが、現金の場合はやはり取り扱いに注意する必要があります。会費も合計になると相当な金額になります。手元に集まり次第、すぐに銀行で振り込みを済ませるようにすべきです。手元に長い間もっていればいるほど、紛失もしやすくなりますからね。

 

ただ銀行に預けるわけではありますが、消耗品や備品を買うたびにお金を降ろしに行っていては非常に手間になります。ですので、毎月一定の金額を金庫などに保管しておき、子供会の役員・保護者が領収書を持ってきたときに、すぐに支払いを出来るようにしておくことも大事です。規模の大きな子供会の場合、出金依頼書を使うことも必要になってきます。どんな理由でお金を降ろすのかを書き、それを承認する第三者(会長など)の署名をもらい、その上で銀行に行くのです。そうした一連の作業をきちんとやっていれば、会費に関してあらぬ疑いを掛けられることもなくなります。

 

【結論】会計の仕事は大変だけど慣例に従いましょう

 

会社等で会計・簿記の業務経験がある人なら当然のことでも、その経験がない人、特に主婦の方にとってはお金の管理は難しい面があります。

でも慣例に沿ってしっかりと帳簿を付け、日々のお金の流れにきちんと気を付けていれば、問題なく1年間を乗り越えることもできるでしょう。

 

ことお金のことですから、疑わしい行動や怪しまれるような行動は控えるべきでしょう。とにかくオープンにし、問題が起こったら一人で抱えず、かならず会長をはじめ他の役員に相談することが大事ですね。

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