目次
ＰＴＡ総会の進行とは？
まずは、一般的にＰＴＡ総会でどのような話し合いが行われるのか、実際にＰＴＡ総会で行われているプログラムを紹介しておきましょう。
①司会による開会の挨拶
②議長の選出、副議長、書記の選任
③議長の挨拶
④前年度活動報告
⑤前年度決算報告
⑥監査報告
⑦新年度活動予定の承認確認
⑧新年度予算の承認確認
⑨新役員の挨拶（決まっていない場合は、役員改選が行われる）
⑩旧役員の挨拶
⑪校長先生の挨拶
⑫閉会の挨拶
というのが大まかな流れです。滞りなく進行すればどの項目も数分～10分以内に終わるので、おおむね90～120分くらいがＰＴＡ総会に掛かる時間の目安になります。司会を任されたら、この進行をそつなくこなしていく必要があるわけです。
問題がなければスムーズに議事が進行しますが、保護者・ＰＴＡ会員の中には、議事内容について逐一質問する人、議論をしかけてくる人などもたまにいます。司会者、議長はそんな状況になっても慌てず、冷静に必要な対応をしましょう。
また司会役はＰＴＡ総会当日、もっとも注目される存在になります。大勢の人があなたの一挙手一投足を見つめることになりますが、司会役として注意しないといけないのは当日の服装です。誰が見ても納得するフォーマルな服を選び、きちんとした身なりをしておきましょう。カジュアルな格好や派手目な服装は控えないといけません。
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ＰＴＡ総会までどんな準備をしておけばよいのか？
ＰＴＡ総会で失敗なく議事を進行するには、事前の準備というものが不可欠です。これは司会役の人を含め、ＰＴＡの役員全員がきちんと心掛けておくべきことになります。
①案内状の送付に関して
ＰＴＡ総会の数日前にようやく郵送で案内状が届くというような状況では、各会員も戸惑います。現在は昔と異なり、家計状況に関係なく夫婦共働きの家庭は当たり前の状況ですから、急に「この日に来てください」と言っても即応できません。余裕を持たせた日数で案内状を送るようにします。
また案内状では、ただ出欠の是非を問うだけでなく、当日の議事の内容、どんな議題が論じられるかを簡単に説明しておくことも望まれます。何を話し合うのか分からないという状況だと、会員としても「何を話し合うのかよく分からないから、出席しても仕方がない」ということになるでしょう。特に新入生の親御さんは、ＰＴＡ総会がどんなところかのかよく分かっていない場合が多いです。案内状に簡単な資料をつけ、ＰＴＡ総会についての説明、紹介をしておくと良いでしょう。
②当日決められる役職に誰が就くのか、事前に決めておく
ＰＴＡ総会では、まず議長、副議長、書記の役割を果たす人を選出し、そのうえで具体的な議事の検討に入ります。選ばれるとそれなりに注目を集めることになり、多くの場合、進んでやろうとする人は現れません。ましてや、ＰＴＡ総会当日、「さあ、誰かやりませんか」と呼び掛けても、「私がやります！」と手を挙げる人は基本的に表れません。誰がやるのかでもたついてしまうと、その場の雰囲気が弛緩してしまい、良い進行とは言えなくなってしまいます。議長、副議長、書記の役がスムーズに決まることが、ＰＴＡ総会を失敗なく進行する上での一つのカギになってくるわけです。
そのために必要なのは・・・日本的ではありますが、ＰＴＡ役員の方が総会の前にお願いしておく、ということですね。ＰＴＡによっては、役員の方が事前に各家庭を夜回りし、そこでの話し合いを通して役に就く人を決める、ということもあるようです。ＰＴＡ総会当日には既に誰がどの役に就くのかが決まっているというのが、望ましいあり方です。
これはＰＴＡ総会で役員を改選するという場合なら、なおさら重要です。ＰＴＡの執行部の役職は、基本的に誰もやりたがらないものです。もしやりたいという意欲のある人でも、「その人でみんな納得できるか」という問題もあるかもしれません。事前に擦り合わせをして、本人も周囲の人も納得できる人を選んでおくべきでしょう。
３ 実例プログラムに沿って、進行に失敗しないためのポイントを紹介
では具体的にプログラムに沿って、当日の進行を見ていきます。特に司会役、議長役の人が抑えるべきポイントになります。
①司会者の挨拶におけるポイント
ＰＴＡ総会当日、司会役が一番緊張する瞬間かもしれません。しかし何とか乗り越えて、無難に挨拶をしましょう。
挨拶で抑えるべきポイントは、
・出席のお礼と自己紹介をする
・総会当日の出席者数、委任状の数を報告する
・進行の予定を知らせる
になります。これらポイントに、肉付けして司会者の挨拶としましょう。後程事例を紹介するので、参考にしてください。
②議長、副議長、書記の選任
まず司会が、「どなたかやって頂ける方はいませんか」と参加者に問いかけます。その上で誰も手を挙げなければ、司会役の人が「どなたもいらっしゃらないようなので、こちらで指名させて頂きます」と言って指名します。事前にやる人が相談で決まっているなら、その人を指名します。
そのあと、「○○さんにお願いしたいと思いますが、よろしいでしょうか？」と参加者に問いかけ、拍手や挙手を求めます。それをみて、「ただいまの拍手（もしくは挙手）によって、承認とさせて頂きます」と述べ、進行役を選ばれた議長に託します。その際は「それでは、これよりの議事の進行は、○○さんにお任せします」と言います。
選ばれた議長は、議事の進行を始めるに先立って簡単な挨拶を行います。司会役の挨拶のような長い挨拶は必要なく、名前を伝え、選ばれたことへの謝意と「どうぞよろしくお願いします」といった言葉を添える程度で良いでしょう。
③議長による議事の進行におけるポイント
「○○年度の活動方針、事業報告について、担当の委員の方、説明をお願いします」という形で、前年度の活動報告・決算報告・監査報告、新年度の活動予定の報告・予算の報告を行います。こちらも報告ごとに「以上の報告につきまして、ご異議ございませんでしょうか？なければ挙手（もしくは拍手）をお願いします」と参加者に挙手もしくは拍手を求める形をとります。もし質問が出た場合は、報告を行った役員に回答してもらうようにします。役員の改選が行われる場合は、先の「議長、副議長、書記の選出」と同様の形式で、選出を行います。事前に誰がやるのか決まっていれば、スムーズ進行するでしょう。
議事が終了した時、司会役が「○○議長ありがとうございました」と言い、進行役を引き継ぎます。
④新役員の挨拶、旧役員の挨拶、校長の挨拶、閉会の挨拶におけるポイント
ここまでの議事が時間通りにスムーズに進んでいれば良いですが、場合によっては案内状や資料で伝えた時間通りに事が進まず、時間が押している場合もあるでしょう。予定時間をオーバーする、というのはできるだけ避けるべき事態です。長々とＰＴＡ総会に参加させられると「長くて疲れる総会だった」という印象を参加者に持たれ、成功した総会とは言いにくくなります。
ですので、これは当日その場で開催者側が対応すべきことですが、場合によっては旧役員の挨拶は省略しても良いかもしれません。あるいは新役員の中でも、重要な役職のみの挨拶に切り替えるなど、臨機応変に対応しましょう。また司会役の閉会の挨拶も時間を考えて内容を整理し、出席のお礼と今後の協力へのお願いを端的に話すのが望ましいです。
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そつのない挨拶をするには？司会者の挨拶の事例
司会に選ばれた人は、最初の総会の挨拶をする必要があります。この挨拶で失敗すると、一気に会の締まりがなくなってしまいます。話すべきことをスマートに話し、ＰＴＡ総会の進行に弾みをつけましょう。
以下では挨拶の事例を挙げますので、参考になさってください。
本校のＰＴＡの総会員数は〇〇名。本日ご出席いただいている会員の数は〇〇名。さらに委任状が〇〇通ございますので、当総会は、ＰＴＡ会員規約に基づき成立することをまずお伝え致します。
続きまして、本日の進行について簡単にご説明致します。まず最初に前年度の活動報告、決算報告の審議及び承認、今年度の活動予定、予算の審議、決定を行います。その後、新年度の本部役員、専門委員の選出を行います（役員がすでに決まっている場合は、除く）。最後に、新旧役員および校長先生にご挨拶を頂く、という予定となっております。
それでは総会開催に先立ち、本日の議事進行の役を担う議長、副議長、書記の選出を行いたいと思います。もし立候補者がいないようでしたら、○○さんに議長を、○○さんに副議長を、○○さんに書記をお願いしたいと思いますが、よろしいでしょうか（拍手をさそう、あるいは挙手をお願いする言い方でも良い）。ありがとうございます。ただいまの拍手（もしくは挙手）によって承認とさせて頂きます。○○さん、○○さん、○○さん、どうぞ宜しくお願い申し上げます
（拍手がさらに起こった場合は、収まるのを待つ）
（会場が落ち着いたのを見計らって）
【総括】誠実に総会の司会、議長の役をやろうとしているとしていると好印象を持たれます
司会役や議長役を打診されると、人前に出る経験が少ない人は誰でも慌てたり、焦ったりするものです。でも奇をてらわずに、ポイントを押さえて淡々と進行するようにすれば、まず失敗することはありません。
もし緊張してたまらないという人は、メモを作って手に持っておくと良いでしょう。人によってはメモを持つ手も震えるほど緊張するかもしれません。でも参加者はそんなことはそれほど気にしません。
むしろ「誠実に司会、議長の役をやろうとしている」、「慣れないのに頑張っている」と好印象を持たれるのではないでしょうか。
緊張で声が震えたりするのは誰にでも起こることだと割り切り。ある程度開き直ることも必要でしょう。
学校に通うお子さんをお持ちの親御さんの中には、ＰＴＡの役員に選ばれて四苦八苦している方も多いことでしょう。
特に役員クラスに選ばれると、ＰＴＡ行事には必ず出席しないといけなくなりますし、場合によっては司会、挨拶をする必要も出てきます。
特にＰＴＡの最高議決機関とも言えるＰＴＡ総会の司会、議長を任された場合、その緊張感は大きなものになります。ＰＴＡ会員である生徒の保護者、校長先生を始め諸先生方などが一同に会し、上手く議事を進行しないといけません。司会業を生業としている人ならともかく、まったくの素人の方、これまでそんな大舞台で話をしたことの無い方にとっては、かなりのプレッシャーになるでしょう。
そんな人のために、ＰＴＡ総会の進行はどのように行えばよいのか、実例プログラムを通して紹介していきたいと思います。